飲み会幹事・忘年会幹事の失敗例とグダグダを防ぐためにやること解説｜進行や挨拶など

この記事でわかること

・飲み会幹事での失敗の具体例
・飲み会幹事の詳しい段取り

入社したてで飲み会幹事を頼まれてしまったよ。飲み会幹事って何をするんだろう。

新人は飲み会幹事を頼まれるよね。飲み会幹事を失敗しないコツを詳しく解説するね。

新人や若手の方の中には、飲み会幹事を任されて困ったり、幹事がグダグダになって怒られた方が多くおられると思います。

この記事では「飲み会幹事の失敗例と、そうならないために具体的にやること」について解説します。

飲み会幹事はできる社会人への登竜門。飲み会幹事で段取り力やコミュニケーション力を身につければ、自身の市場価値をアップできます。

まずは無料で現在の自分の市場価値や強み弱みを診断したい方は、「VIEW」（市場価値診断）や「ミイダス」（強み弱みの診断）がオススメです。是非ご活用ください。

■自分の市場価値を詳しく知ろう（完全無料）

市場価値をいますぐ診断（VIEW公式アプリ）

■自分の強み弱みを詳しく知ろう（無料）

強み弱みをいますぐ診断（ミイダス公式HP）

また、「なぜ新入社員や若手が幹事を任されるのか」はこちらの過去記事で解説していますのでよければ参考にしてください。

K @ K-lab

大企業の人事で１０年以上勤務し、採用・両立支援・副業・キャリア支援などを幅広く経験。その後、人事専門コンサルに転職し、大企業を中心に人事面をサポート。

■ 飲み会幹事の失敗例

ここではまず、飲み会幹事で失敗した事例を具体的に紹介します。

こういったことにならないためには段取りが大事です。

飲み会の目的とお店が合っていない

「飲み会」と一口に言っても、様々な目的の飲み会があります。

職場メンバーでの親睦会や歓送迎会、プロジェクトの打ち上げ、新忘年会など。

固い場なのにカジュアルすぎるお店を選んだり、逆にカジュアルな場なのに料亭のようなお店を選んだりすると、違和感のある場となってしまいます。

乾杯や締めの挨拶がグダグダになる

事前に当日の流れを決め、挨拶をする人にお願いをしておかないと、当日になって「え！？俺！？」といったことになりがちです。

挨拶をする本人にも申し訳ないですし、場としても締まりのないものとなってしまいます。

会計がグダグダになる

当日に現金で集金をして、そのお金で会計をしようとすると、グダグダになりがちです。

ちょうどのお金を持っていない人がいて手間取ったり、お会計で大量の小銭を出すことになったり・・・。

ベストなのは、事前に集金をして、当日はクレジットカードでサクッと会計を終わらせることです。

一次会と二次会の間がグダグダになる

会全体を一人で仕切ろうとすると、特に一次会終わりがグダグダになりがちです。

一次会終わりは、会計や忘れ物チェックに加え、二次会会会場への案内など、うまく周りの協力を得なければうまく回りません。

事前にサポートをお願いするメンバーには声をかけ、場がスムーズに進むようにしておきたいところです。

■ 飲み会準備の流れ（事前準備から翌日まで）

「飲み会の幹事」というとどんな実施事項を思い浮かべるでしょうか？すぐに思いつくのは。当日の司会進行など、飲み会当日の場を取り仕切っているイメージではないかと思います。しかし、会社での飲み会の幹事には、事前準備〜当日〜翌日まで、幅広く実施事項があります。

まずは、全体の流れを箇条書きしてみます。

１．事前準備
　⓪還元率の高いクレジットカードを持つ
　①飲み会の目的の確認
　②メンバー決め
　③予算確認
　④日程調整
　⑤お店・コース予約
　⑥乾杯挨拶・締めの挨拶の依頼
　⑦リマインド連絡

２．飲み会当日
　①会費の集金（事前・事後のパターンもあり）
　②店までの案内
　③司会進行
　④会計
　⑤二次会の案内
　⑥忘れ物チェック

３．飲み会翌日
　①会計報告
　②お礼の連絡

こう見ると、細かいことも含めてやることが多く見えますが、慣れてしまえばそれほど苦労なくこなすことができます。また、かける労力以上に上司や先輩といった参加者から感謝されるのも飲み会幹事の特徴だと思います。

ここからは、それぞれについて細かく解説を加えていきます。

１．事前準備

⓪還元率の高いクレジットカードを持つ

飲み会幹事を頼まれてまずやるべきことは、クレジットカードを作ることです。

理由は２つ。

クレジットカードが必要な理由

１）お会計が圧倒的にスムーズになる
２）ポイント還元でかなり得をする

１つ目の理由は現金での会計よりもクレジットカードでのお会計は遥かにスムーズに済むことです。

そして２つ目の理由はポイント還元によってかなり得をすることです。

例えば「１％ポイント還元」のクレジットカードを持っていて、飲み会の総額が１０万円（５０００円×２０人）だった場合、お会計をした幹事は１０００円のポイント還元を得られます。

仮に幹事をするのが気が進まなくても、このポイント還元でお小遣いが入ると思えば少しは前向きな気持ちにもなれると思います。

大事なのは、ポイント還元率が高いクレジットカードを作ることです。

２０２３年時点で最もオススメなのは楽天カードです。楽天カードは還元率が１％とかなり高く設定されている上に、白木屋や魚民など飲み会でよく使うお店だと、事前エントリーをすることでポイントが１．５倍以上になるなど、飲み会幹事に非常にオススメです。

① 飲み会の目的の確認

「飲み会」と一口に言っても、様々な目的の飲み会があります。

職場メンバーでの親睦会で合ったり、誰かの歓送迎会、プロジェクトの打ち上げ、新忘年会など。まずは飲み会の企画者（幹事をあなたに依頼してきた人）に飲み会の目的を確認しましょう。

目的によって当日の流れやお店のチョイスも変わってくる可能性があります。仕事と同じで、一番最初にやるべきは「目的の確認」です。

②メンバー決め

次に、飲み会に参加するメンバーを決めましょう。職場の懇親会であれば、上位者は誰まで呼ぶのか（課長まで？部長まで？）、プロジェクトの関係者は誰まで呼ぶのか、といったことです。また、飲み会によっては「必須の出席者（主賓）」と「任意の出席者」がいる場合もあります。

日程調整してから、必須出席者の調整を忘れていたりすると、やり直しで無駄な工数が発生する可能性もあります。飲み会の目的と合わせて、最初に上司や先輩と認識を合わせておきましょう。

③予算確認

①②と合わせて、おおよその予算イメージを上司や先輩と確認しておきましょう。会社によっても「飲み会といえば大体このぐらい」という感覚が違いますし、その飲み会の目的によっても予算感は変わりますので、最初の段階で確認しておくのが安全でしょう。

④日程調整

続いて、飲み会の日程を決めます。「必須の出席者」がいる場合にはまずその人と個別に話をし、その人が都合のいい日を複数確認します。その上で、その日を候補日として、メンバーにアンケートを取ります。日程調整用のアプリなどを用いてもいいですが、それほど大人数でないのであれば、excelに候補日とメンバー名を記載して展開し、「◯、△、×」を記入してもらうのが簡単です。

その上で、出席者が一番多い日を飲み会の日として確定しましょう。一応、上司や飲み会の企画者に日程調整の結果を報告し、出席者が一番多い日で確定することで合意をしておきましょう。場合によっては、人数よりも出席できるメンバーを見て、別日にするよう指示されることもあります。

その上で、参加者に対して日程の確定連絡をします。日程の確定を早めにしておくと、参加者は複数日を仮押さえしておく必要がなくなるので、ありがたがられると思いますよ。

⑤お店・コース予約

続いて、お店を決めて、コースを予約します。

③で確認した予算感を踏まえながら、できれば個室が予約できる店を探しましょう。完全個室が難しくても、半個室と呼ばれる仕切りやすだれで仕切られた部屋を予約するのがベターです。

すでに④で人数もおおよそは確定していますので、仮の人数で予約をしてしまいましょう。予約人数の変更がいつまで可能かを確認し、それまでに人数を確定させ、お店に最終連絡をするようにしましょう。

また、少なくとも料理は当日注文すると時間がかかってしまうので、コースを注目しておくのがベターです。ドリンクについては、飲み放題にするのか、単品にするのか必要に応じて先輩や上司と相談しましょう。

また、予約にあたっては、カジュアルな飲み会であればホットペッパーグルメ、フォーマルな飲み会であれば一休.comレストランがおすすめです。

⑥乾杯挨拶・締めの挨拶の依頼

飲み会の乾杯の挨拶（初めの挨拶）と締めの挨拶（最後の挨拶）を誰にしてもらうか決めます。乾杯の挨拶は一番ポジションが高い人にお願いし、締めの挨拶は二番目にポジションが高い人にお願いするのが一般的です。

⑦リマインド連絡

飲み会の前日に、出席者に対してリマインドの連絡をします。メールやチャットで、飲み会の開始時間、お店の名前・場所を連絡します。出席者への心配りという観点もありますが、出欠を変更する人がいたり遅刻する人がいる場合、事前に把握しておくと当日あたふたせずにすみます。そういう意味でも、リマインド連絡はしておくのがオススメです。

２．飲み会当日

①会費の集金

会費の集金は、事前に集める場合、当日に集める場合、事後に集める場合と、３パターンあります。

事前のコース予約で一人当たりの会費が確定している場合には、事前に集めておくのが理想です。ただ、私の場合は、予定していなかった一次会や二次会が発生したり、当日ドタキャンが発生したりする可能性も踏まえて、当日か事後に集金することが多かったです。この辺りは職場によっても慣例が違うと思いますので、必要に応じて上司や先輩に確認してみてもいいでしょう。

当日や事後に現金で集金する場合は、財布に入れると誰から集めたのかわからなくなるので、集金用のリストを作っておき、費用を受け取ったらチェックをつけるようにしましょう。私の場合は、一旦自分が立て替えた上で、極力LINE Payなどで送ってもらい、記録が残るようにしていました。

②店までの案内

これは参加者によっても違いますが、必要に応じて店までの誘導を行います。初めて行く店であったり、上位者が参加する場合など、会社の入り口などで集合してお店まで一緒に移動します。ただ、個人的には、役員やお客さんが参加するような場合を除いて、事前に店の場所を参加者に展開し、現地集合にしていました。

③司会進行

お店についたら、基本的には適当に座ってもらいます。誰かの歓送迎会で主賓が決まっている場合や、会社によっては上位者は上座に座ってもらうなど、一部の人の席は決めておいた方がいいケースもありますので、会社の慣例を上司や先輩に聞いておくと安全です。

また、料理はコースを頼んでありますので、まずはドリンクの注文を取ります。一杯目はビールかハイボールを頼む人が多いので、「ビールの方〜？」「ハイボールの方〜？」とその２つを確認し、それ以外の方には個別に発言してもらうとスムーズです。また、車で来ている人や、ノンアルコールの方がいる場合には「ノンアルコールの方〜？」と確認してあげても親切です。

飲み物が全員にいきわたったら、軽く挨拶をして、乾杯の挨拶の方に挨拶をお願いしましょう。軽く挨拶する際には、長くなりすぎないよう、「本日はありがとうございます。〇〇です。今日の飲み会、楽しみにしていました。それでは、〇〇さん、乾杯の挨拶をお願いいたします。」ぐらいでOKです。

また、終了終了５分前ごろには、締めの挨拶に入ります。その際にも、一度立ち上がって、「それでは宴もたけなわですが、そろそろお時間ですので、締めのご挨拶を〇〇さんにお願いしたいと思います。」といった形で、事前にお願いした方に挨拶を振りましょう。

④会計

飲み会が終了する１５分程前に、そっと席を立って会計をしておきましょう。事前に会費を回収している場合はそのお金から払えばOKですし、事後に回収する場合は自分で立て替えます。立て替え額が大きくなるような場合には、上司に相談して上司に立て替えてもらってもOKです。個人的には、カード払いで立て替えをすればその分のポイントがもらえるので、積極的に立て替えをしていました。笑

⑤二次会の案内

事前に二次会を予約している場合には、全員がいる場で二次会の案内をします。二次会には全員が参加するわけではないと思いますので、場所だけ予約しておくか、候補の店だけピックアップしておいてその場で出席者を確認した上で電話する形でも問題ないと思います。

⑥忘れ物チェック

部屋を出るまでに、忘れ物チェックをします。まれに携帯電話を忘れていたりする人がいるので、一通り部屋に目を通しておくことをオススメします。二次会があって先導が必要な場合など、自身で対応ができない場合には歳の近い先輩などに確認をお願いしましょう。

3．飲み会翌日

①会計報告

参加者から回収したお金と、実際に飲み会にかかった費用をメール等で報告します。もしお金が余ったり、お金が足りなかった場合には、対応を先輩や上司に相談しましょう。また、事後に会費を徴収する場合には、このタイミングで一人当たりの費用を連絡し、会費の支払いを依頼します。

②お礼の連絡

①の会計報告と合わせて、参加者に対して「ご参加ありがとうございました」という趣旨のメールを送ります。自分が主催したわけではありませんが、幹事を任された立場として、参加してくれ他ことに対して感謝の気持ちを伝えると好印象です。また、幹事を手伝ってくれた方がいる場合には、その方にもお礼を言っておきましょう。

上司や先輩からは「幹事ありがとうね！」「楽しかったです、ありがとう。」といった声をかけてもらえると思います。ここまでやりきれば、「彼はしっかり仕事をやりきってくれる子だな」という好印象を持ってもらえることでしょう。