報連相ができない・怖い・苦手・下手｜怒られる前に掴みたいコツを解説

こんにちは、K です。

日本の大企業で人事として10年以上働いた実体験を活かし、当ブログの管理人としてキャリアのあれこれを発信しています。

新入社員/新人の方は、上司から「仕事の基本は報連相」という指導を受けた人も多いと思います。報連相は「報告・連絡・相談」の略。仕事をスムーズに進めるためには欠かせないスキルです。

しかし、報連相ができない人や怖いと感じる人が多いのも事実。

この記事では「もっと上手く報連相できるようになりたい」と思っている新入社員/新人の方に向けて、「報連相の基本とコツ」を解説していきます。上司に怒られる前に、報連相のコツを学びましょう。

下記に当てはまる方は、ぜひ最後までご覧ください。

報連相の基本

報連相とは

報連相とは「報告・連絡・相談」それぞれの頭文字を取った略称のことです。「報連相」という言葉自体は聞いたことがある方が多いと思いますが、それぞれの目的やコツも理解できているでしょうか？

ここからは、報告・連絡・相談それぞれの目的やコツを解説していきます。

報連相の目的

報告・連絡・相談それぞれに目的がありますが、報連相全体の目的は何かというと、「仕事の生産性を上げること」です。それぞれのメンバーが上司やチームメンバーに報告・連絡・相談をすることで、情報が共有され、メンバー同士がうまく連携したり、想定される問題を未然防止したりできます。そうすることで、チーム全体の生産性を上げることができるのです。

また、報告・連絡・相談それぞれの目的は以下の通りです。

報連相それぞれの目的を見ても、生産性が高まりそうなことがわかるかと思います。だからこそ、報連相は会社で働く基本だと言われるのですね。

報連相が怖い理由

報連相が怖い・苦手と感じる方は以下のようなことを感じているのではないでしょうか？

・報連相しようと思うが、上司が忙しそうでタイミングが掴めない
・以前報連相した際に、「報連相が遅い」と怒られたことがある
・ネガティブな報告をした際に嫌な顔をされた

こうした経験は私もしたことがあり、報連相に苦手意識を持つきっかけになってしまうと思います。しかしだからと言って報連相は避けて通れないのも事実。

以下でお伝えするコツを掴んで、上手く報連相できるようになりましょう。

報連相のコツ

ここからは報告・連絡・相談それぞれのコツを解説していきます。

「報告」のコツ

まずは、報連相における「報告」のコツ についてみていきましょう。仕事における報告とは、生産性を上げるために「部下が業務や作業の経過や結果を上司に伝えること」だと言えます。この目的を考えると、報告のコツは以下の２点だと言えます。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

報告のコツ①「結果や結論を先に伝える」

報告の際の伝え方のコツは「結果や結論を先に伝えること」です。特に新入社員の頃は、時系列で起こったことを全て報告したくなると思います。何が重要なのかわからず、あれも言おう、これも言おう、となってしまう気持ちは私もとてもよくわかります。

しかし、上司は「仕事がうまくいっているのか」「仕事の成果はどうだったのか」といった結論をまず知りたいもの。経緯や要因なども重要ですが、まずは結論を簡潔に伝えることで、上司は報告の全体像を知ることができます。

ダラダラと報告をして「結局何が言いたいの？」ということにならないために、報告の前に報告内容をメモしておくことがオススメです。また、報告内容をアジェンダ（目次）に落として、そのメモを見せながら報告することも有効な手段の一つです。

私も、報告の際には最初に報告事項と要点を資料で見せ、上司が報告の全体像を把握できるように工夫しています。多くの場合、報告時間は限られた時間になります。限られた時間の中で報告をし切るためにも、報告の全体像を見せることは非常に有効ですので、是非試してみてください。

報告のコツ②「適切なタイミングで報告する」

報告のもう1つのコツは、「適切なタイミングで報告すること」です。報告をしたいと思っていたのにタイミングを逸し、「報告が遅い」と怒られてしまうことはよく起こります。上司が忙しそうにしていると声をかけづらいとは思いますが、特に以下の場合にはうまく報告できるようにしましょう。

仕事がうまく進んでいる時はまだいいのですが、トラブルが起こったり、期日に間に合いそうにない時はなるべく早めに報告するようにしましょう。自分で抱えているうちに数日が過ぎ、トラブルがさらに大きくなってしまうこともあり得ます。ネガティブな報告は気が進まないものですが、メールでもいいので「まずはご一報させていただきます」と報告をするようにしましょう。

「連絡」のコツ

次は、「連絡」のコツ についてみていきましょう。仕事における連絡では、チーム内で情報共有することによりチームメンバーが仕事をしやすくすることが目的です。この「連絡」には３つのコツがあります。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

連絡のコツ①「正確な情報を簡潔に伝える」

連絡のコツ１つ目は「正確な情報を、簡潔に相手に伝えること 」です。報告や相談と違って、連絡は「チームメンバーに情報を共有すること」自体が目的です。そのため、情報の内容が正確であるのはもちろんのこと、相手が情報を理解しやすいよう、簡潔に伝えることが重要です。

また、その情報が「客観的な事実」なのか「個人の意見・解釈」なのかは区別して連絡するようにしましょう。まずは「客観的な事実」を正確に伝えた上で、必要に応じてその事実を踏まえた自分の意見を付け加えるようにしましょう。

連絡のコツ②「ツールを活用する」

もう1つのコツは、ツールを活用することです。特にチーム全体への連絡事項など、複数人が相手の場合、口頭での連絡は時間がかかったり、情報の受け取り方に相違が出てしまう恐れがあります。また、ミーティングに欠席者がいた場合には、個別にやり取りをしなければいけない可能性もあります。

そうした事態を防ぐためにも、メール・チャットを活用してテキストベースで伝えたり、内容が複雑な場合には図表やマトリクスに整理したりするのも有効でしょう。特に新入社員のうちは、連絡すべき内容を整理するためにも、最低限文字に落として連絡事項を整理しておくことをオススメします。

連絡のコツ③「チームメンバーにとって有益な情報を積極的に共有する」

連絡の目的は、チーム内で情報共有することによりチームメンバーが仕事をしやすくすることです。そのため、自分が業務を進める中で「この情報はチームメンバーも知っておいた方がいいな」と感じたことは積極的に共有するようにしましょう。

新入社員のうちは「こんな情報はみんな知ってるかな」「わざわざ共有するほどのことでもないかな」と自分で考えてしまいがちです。しかし、チームメンバーが仕事をしやすくなるかもしれない、と思って情報を共有して、怒られることはまずあり得ません。もしすでに知っている情報だったとしてもそうした心構え事態に感謝してくれる可能性のほうがはるかに高いです。

また、情報共有を繰り返すうちに、共有が必要な情報と不必要な情報の区別もつくようになります。そうした意味でも、勇気を出して積極的に情報共有をするようにしてみましょう。

「相談」のコツ

最後は「相談」のコツ についてみていきましょう。相談とは、業務上の問題があったとき対応を上司に確認することです。仕事を進めていると、多くの問題や想定外の事態に直面します。そうした時には、チームで統一感を持った対応ができるよう、自分で勝手に対応を判断するのではなく、上司に判断を仰ぐ必要があります。その場合のコツは以下の２点です。

相談のコツ①「ポイントを整理してから相談する」

１つ目のコツは「ポイントを整理してから相談すること 」です。相談のポイントは以下の４点を押さえて整理しましょう。

これらのポイントが明確であれば、上司としてもあなたが何に悩んでいるのか理解しやすいはずです。特に新入社員のころは、上司から「で、何が相談したいんだっけ？」という返答をもらうことが多くあります。それはこれらのポイントが整理できないままに相談をしてしまっているから起こる事態です。自分自身の頭を整理するためにも、まずはこれらのポイントを紙に書き出してから相談をすることをオススメします。

相談のコツ②「事前に仮説を立てて自分なりの解決方法を提案する」

相談のコツの2つ目は「事前に仮説を立てて自分なりの解決方法を提案すること」です。これは、先ほどの相談のコツ①の「その問題の解決のために自分なりに考えたこと」に該当するものです。

相談は何かトラブルが起こった時に、その対応方法を上司に確認することが目的です。とはいえ、「〇〇という問題が起こっているので、対応方法を指示してください」という相談では、あまりに芸がありません。あなたが相談される側だとしても、「まずは担当者としての意見を聞かせてくれる？」と返したくなるのではないでしょうか。

そのため、最終的な判断は上司に仰ぐとしても、「〇〇という問題が起こっていて、自分としては対応案は□□と△△の２案があると思う。それぞれこういうメリデメがあるため、どちらで行くか相談させてほしい。」といった相談ができればベストです。

ここまで相談のポイントを明確にできれば、上司としても判断やアドバイスがしやすくなります。また、「担当者としてここまでしっかり考えてるんだな」という印象を持ってもらえ、より重要な仕事を任せてもらえることにも繋がっていくものと思います。

まとめ

今回は「もっと上手く報連相できるようになりたい」と思っている新入社員/新人の方に向けて、「報連相の基本とコツ」を解説しました。

報連相全体の目的は「仕事の生産性を上げること」です。また、報告・連絡・相談それぞれの目的は以下の通りです。

その目的を踏まえた時に、報告・連絡・相談それぞれのコツは以下の通りだと言えます。

報連相は仕事の基本ですが、苦手意識を持っている人が多いのも事実です。しかし、報連相がうまくできるようになると、成果が上がり、上司からの信頼も得られ、さらに重要な面白い仕事を任せてもらえるようになり、好循環が回り始めます。

会社に勤めている限り、どの立場であっても上司が存在し、報連相が必要になります。新入社員のうちにコツを掴み、今後の会社人生のスタートダッシュを決めてもらえることを祈っています。

以上、K でした！